A mesure que votre entreprise se remet à voyager, sa gestion implique un plus grand nombre de niveaux d’approbation, des critères supplémentaires pour la sélection des options et une plus grande attention au devoir de diligence et à la rentabilité. À l’avenir, chaque voyage sera un événement et votre outil de réservation doit être suffisamment puissant et flexible pour prendre en charge toutes les nouvelles étapes de la planification d’un voyage. Neo a toujours facilité la gestion des voyages et des notes de frais et nous l’améliorons constamment pour répondre à vos besoins. Un nouvel affichage d’informations Covid-19 a été ajouté lors de la réservation aérienne et d’autres informations sont également à venir.
Voici une liste de quelques fonctionnalités, nouvelles et anciennes, et comment elles vous aideront, vous et vos voyageurs, à reprendre vos activités en toute confiance.
Des informations issues de sources différentes, réunies au même endroit où vous en avez le plus besoin
Il existe de nombreuses sources d’information différentes sur les moyens de se protéger et les endroits où l’on peut voyager. Toutes les consulter peut prendre du temps et entraîner une certaine confusion. Pour planifier un voyage dans les mois à venir, il est essentiel d’obtenir les bonnes informations au bon moment pour rester en sécurité et faire les bons choix. Neo peut vous aider de plusieurs façons.
Nouveau badge Covid-19 dans l’affichage des réservations
Survolez cette nouvelle icône dans l’écran de réservation et les voyageurs pourront choisir les options aériennes et ferroviaires en toute confiance. Ils verront les informations pertinentes sur la sécurité et l’hygiène fournies par les fournisseurs directement dans l’écran de réservation sans avoir à basculer entre différentes sources. Un lien « en savoir plus » redirige vers le site web du fournisseur et permet également d’accéder rapidement et facilement à d’autres informations. Le nouveau badge Covid-19 sera livré dans le service pack Neo en juillet, apparaissant dans les résultats de recherche lorsque des informations sont disponibles auprès des fournisseurs. Nous prévoyons d’inclure les badges pour l’hôtel, la location de voiture et les taxis dans les prochaines versions.
Affichage de messages dans Neo
Dans cette période où les choses peuvent changer rapidement, Neo vous permet de fournir à vos voyageurs des informations spécifiques sur la politique voyages de votre entreprise au moment de la réservation : quand ils en ont le plus besoin. Facile à configurer et à modifier aussi souvent que nécessaire, vous pouvez configurer Neo pour qu’il affiche vos propres messages sur différentes pages tout au long du processus de réservation. En fonction du type de recherche, les voyageurs verront automatiquement les informations relatives à la recherche et à la réservation au fur et à mesure. Il peut s’agir d’informations sur la politique voyages, sur les destinations ou même de liens vers des ressources externes importantes. Par exemple, vous pouvez afficher des conseils sur votre politique voyages liés au Royaume-Uni lorsqu’un voyageur recherche des vols pour Londres Heathrow.
Contrôlez les réservations de voyage pour plus de sécurité et de rentabilité
Lors de cette reprise d’activités, vous voulez peut-être surveiller de plus près comment, quand et où vos employés voyagent et vous assurer que les budgets de voyage sont dépensés au bon endroit. Dans le même temps, les voyageurs doivent avoir l’assurance que lorsqu’ils doivent se déplacer, leur voyage est géré de près et que vous les sécurisez.
Avec Neo, vous pouvez contrôler plus étroitement les voyages sans avoir à mettre en place de lourds processus d’approbation manuelle. Les approbations automatiques et les règles de zone géographique peuvent vous aider à ajouter rapidement et facilement de nouveaux processus d’approbation, à mettre à jour ceux que vous avez déjà, ou à guider les voyageurs sur les destinations qu’ils peuvent rejoindre.
Flux d’approbation automatisés
Définissez vos critères d’approbation (destination, dates de voyage, seuils de coûts, respect des politiques, centres de coûts, etc.) et lorsqu’un utilisateur effectue une réservation, Neo l’envoie immédiatement à l’approbateur désigné. Cela permet d’accélérer le processus et de réduire le risque de voyages inutiles ou dangereux.
Règles relatives aux zones géographiques
Des restrictions de voyage sont mises en place pour stopper la propagation du Covid-19 et elles changent au fur et à mesure de l’évolution de la situation de santé publique. À mesure que les voyages intérieurs s’ouvrent, vous pouvez souhaiter que votre équipe de vente soit libre de réserver des voyages de courte durée sans avoir à demander d’autorisation. Utilisez les règles de zone géographique pour autoriser l’approbation automatique des voyages intérieurs et bloquer toute demande de voyage international. Vous pouvez également choisir de rediriger les demandes pour certaines destinations vers un processus de réservation hors ligne. Les voyageurs pourront toujours réserver, mais avec la sécurité supplémentaire de l’assistance d’un conseiller de voyages. Avec l’ouverture de nouveaux couloirs de déplacement et de bulles multi-pays, la modification des règles est rapide et facile et les mises à jour sont automatiquement appliquées à l’ensemble du programme de voyage.
Toutes ces configurations sont appliquées en fonction du profil du voyageur. Par exemple, un voyageur européen peut se voir interdire de se rendre aux États-Unis, mais peut facilement voyager à l’intérieur de la frontière récemment ouverte entre la France et la Belgique. Etant donné que seules les options et informations pertinentes sont proposées à l’utilisateur, celui-ci peut effectuer sa réservation rapidement et en toute confiance sans passer un temps précieux à rechercher des informations sur plusieurs sites web.
Rendre le retour au voyage plus écologique
La pandémie a peut-être changé beaucoup de choses dans le monde, mais la préoccupation mondiale pour notre environnement est toujours présente. Alors que vous réorganisez votre programme de voyages, Neo vous permet de maintenir les voyages écologiques en tête de vos priorités.
Nouveau filtre de voyage vert
Depuis des années, Neo affiche l’émission de CO² pour chaque option de voyage afin de permettre aux utilisateurs de choisir l’option la plus écologique. Désormais, les utilisateurs peuvent également filtrer les résultats de la recherche pour obtenir les valeurs d’émission de CO² souhaitées, et voir rapidement quelle option est la plus verte. Si vous souhaitez encourager les voyages en train plutôt qu’en avion, vous pouvez également configurer Neo pour que ces options soient affichées en priorité.
N’oubliez pas « Affaires » dans « voyages d’affaires »
Les déplacements ont peut-être ralenti, mais les employés continuent d’engager des dépenses – en achetant du matériel pour installer des postes de travail à domicile, par exemple. Vos équipes travaillent peut-être moins d’heures tout en consacrant du temps à relever de nouveaux défis. Les gains de productivité et le contrôle des dépenses que vous pouvez réaliser sont donc précieux pour vos efforts de relance.
Neo expense
La plate-forme numérique Neo permet à vos employés de gérer les notes de frais et de demander le remboursement de n’importe quel article depuis leur domicile, et pas seulement pour les voyages. Pour les équipes financières, Neo rend le processus de dépenses plus fluide et plus rentable grâce à des fonctionnalités telles que l’automatisation des audits avec des règles de cohérence. Cela permet de gagner en productivité et de réduire le temps passé à vérifier les notes de frais.
Si vous avez des questions sur ces fonctionnalités ou sur d’autres façons dont Neo peut vous aider à gérer votre travail avec succès, veuillez contacter votre responsable de compte.
